Teambesprechungen in Arztpraxen

 

Nie waren Teambesprechungen in Arztpraxen so wertvoll wie heute!

Geschrieben von Michaela Lückenotto

(Bildquelle: Pixabay)

 

Gerade jetzt, wo es fast jeden Tag neue Realitäten gibt, sind Praxis-Mitarbeiter*innen besonders stark gefordert. Patienten sind verunsichert, haben viel mehr Fragen oder kommen erst gar nicht in die Praxis. Diese Situationen greifen MFAs auf und organisieren jeden Tag aufs Neue die Praxis. Eine enorme physische und psychische Anforderung, die aktuell zum Dauerzustand wird. Stellt sich also die Frage, wie es dem Praxisteam geht? Viele sind verunsichert, da es wenig Orientierung gibt. Privat und in der Praxis. Je nach Menschentyp drehen sich die Gedanken im Kreis und es wird daraus ein Teufelskreis. Auf Dauer führt dies in die Überlastung und dann in die Demotivation. Trotz bester Absichten können die Aufgaben nicht mehr so sorgfältig ausgeführt werden, wie es nötig ist. Die Gedanken kreisen weiter und hemmen die Abläufe und Personen. Es dauert meistens nicht lange und dann ist auch der Patient betroffen. Die Stimmung in der Praxis verändert sich, Routinen passen nicht mehr und es wird viel Zeit eingesetzt, um die Abläufe irgendwie im Fluss zu halten. Am Ende des Praxistages ist viel gemacht und wenig geschafft! Aufgaben bleiben unerledigt, türmen sich auf und verursachen weitere Störungen. Wie können Sie als Praxisinhaber*in diesen Teufelskreis durchbrechen?

 

Kurze und häufige Abstimmungen geben Orientierung und Motivation. Ein gut geführter Austausch lenkt die Gedanken der Mitarbeiter*innen und stärkt die Zusammenarbeit. Bereits drei mal drei Minuten pro Tag in den verschiedenen Bereichen rechnen sich sehr schnell. Ideal sind neben diesen Sequenzen ein- bis zweiwöchentliche Teambesprechungen.

 

Drei Minuten vor dem Start zur gemeinsamen Einstimmung und Orientierung schärfen den Fokus und die Zusammenarbeit. Dieses kleine Ritual schafft eine motivierende Atmosphäre. Die nächsten drei Minuten zur Hälfte der Praxiszeit gehen in zwei Richtungen. Der Vormittag wird kurz reflektiert. Was gilt es für den Nachmittag oder Folgetag (bei Teilzeitkräften) zu beachten? Kurz. Knapp. Klar. Jeder hat klar, was zu tun ist? Danach folgt immer: Was ist gut gelaufen? Kurz. Knapp. Klar. Ein gutes Gleichgewicht zwischen „Was ist zu tun? Und „Was läuft gut?“ Diese beiden Fragen haben eine starke Wirkung. Zum einen sind sie nicht personenbezogen, sondern auf die Ergebnisse gerichtet, was für Veränderungen enorm wichtig ist. Zum anderen werden auch die positiven Ergebnisse wahrgenommen und gewürdigt, was die emotionale Bindung enorm fördert. Zum Ende der Praxiszeit werden die letzten drei Minuten in der gleichen Weise, wie zur Halbzeit, umgesetzt. Alle Mitarbeiter sind informiert und eingebunden in nur neun Minuten am Tag.

 

Ideal ergänzen sich diese Minutenbesprechungen mit regelmäßigen Teambesprechungen von rund 30 Minuten mit dem gesamten Team. Für die, die nicht dabei sein können, gibt es eine kurze schriftliche Zusammenfassung mit klaren Umsetzungspunkten. Wer macht was bis wann? Für die Gestaltung und Umsetzung gibt es rollierende Zweier-Teams. Sie bereiten die Besprechungen vor, führen diese durch und fassen auch die Inhalte zusammen. Um in den 30 Minuten zu bleiben, braucht es eine gute Agenda und straffe Moderation. Klare Fragestellungen, die drei Tage vor der Besprechung an das Team ausgegeben werden, reduzieren die gemeinsame Zeit. Die Teilnehmer bringen bereits Antworten und Impulse mit, die aufgegriffen und verabschiedet werden. Kleine Veränderungen, die in den zwei Wochen gut umgesetzt werden können. Somit entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der langfristig die Zusammenarbeit stärkt und die Ergebnisse deutlich verbessert.

Das Team in die Umsetzung zu bringen und zu halten ist eine der elementaren Führungsaufgaben, die notwendig ist für eine erfolgreiche Zukunft: medizinisch und menschlich.

Überlassen Sie den Erfolg ihrer Praxis nicht dem Zufall, gestalten sie diesen.

 

Sie wünschen sich Begleitung und Unterstützung in Mitarbeiterthemen, dann sprechen Sie mich an. Ich freue mich darauf.

 

Bis dahin

Ihre Michaela Lückenotto

 

Rückmeldungen von Seminar-Teilnehmern:

Das Seminar hat mir viele praktische Anregungen für meinen Umgang mit Menschen gegeben. Ich habe neue Impulse bekommen und Bekanntes vertiefen können. Beruflich als auch für mich privat konnte ich viel lernen.

Dr. med. Arvid Schäfer Facharzt für Arbeitsmedizin

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